Urlop okolicznościowy – zasady udzielania

Ślub, pogrzeb, narodziny dziecka? Martwisz się o to, czy pracodawca udzieli Ci urlopu, abyś mógł czynnie uczestniczyć w tych wydarzeniach? Pamiętaj o tym, że przysługuje Ci zwolnienie od pracy, potocznie nazywane urlopem okolicznościowym.
 
W jakich sytuacjach urlop okolicznościowy przysługuje i w jakim wymiarze?
2 dni urlopu przysługują pracownikowi w razie:
  • ślubu pracownika, 
  • urodzenia się dziecka pracownika, 
  • zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, macochy lub ojczyma.
1 dzień urlopu przysługuje pracownikowi w razie:
  • ślubu dziecka pracownika,
  • zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babci, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Czy jest konieczne złożenie wniosku o udzielenie urlopu okolicznościowego? 
Tak, pracodawca udziela urlopu okolicznościowego na wniosek pracownika. Pracodawca może także uzależnić jego udzielenie od przedłożenia mu odpowiednich dokumentów potwierdzających szczególną sytuację w życiu pracownika – stosownie do okoliczności odpisu aktu zgonu, odpisu aktu urodzenia bądź odpisu aktu małżeństwa. W sytuacji, gdy pracownik wykorzystuje urlop przed ślubem, składa pracodawcy oświadczenie o zamiarze wstąpienia w związek małżeński i dostarcza odpis aktu małżeństwa niezwłocznie po jego uzyskaniu. Podobna sytuacja ma miejsce w razie załatwienia spraw związanych z pochówkiem bliskiej osoby pracownika, wówczas pracownik informuje pracodawcę, że zwolnienie od pracy wykorzysta na załatwienie wszelkich łączących się z tym formalności. 

Co powinien zawierać wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego?
  • dane pracownika,
  • dane pracodawcy, 
  • wymiar urlopu okolicznościowego, 
  • okoliczność będąca podstawą do skorzystania ze zwolnienia od pracy, 
  • termin urlopu.

W jakim terminie udzielany jest urlop okolicznościowy i czy zależy od pracodawcy?
Pracodawca udziela pracownikowi urlopu okolicznościowego w terminie przez niego wskazanym. Przepisy nie precyzują w jakim czasie ma on być udzielony. Jednak termin ten powinien pokrywać się z datą zdarzenia, które jest przyczyną takiego zwolnienia lub pozostawać w bliskim związku czasowym z tą datą. Należy pamiętać, że urlop okolicznościowy udzielany jest w celu załatwienia formalności urzędowych i odbycia związanych ze zdarzeniem uroczystości rodzinnych. 
 
Należy pamiętać, że urlop okolicznościowy udzielany jest pracownikowi na cały dzień, niezależnie od liczby godzin przypadających do przepracowania pracownikowi w danym dniu zgodnie z jego grafikiem i obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
 
PRZYKŁAD:
Pracownik zamierza zawrzeć związek małżeński i złożył wniosek o udzielenie mu zwolnienia od pracy (urlopu okolicznościowego) w celu złożenia w Urzędzie Stanu Cywilnego wymaganych dokumentów. → załatwienie formalności związanych z zawarciem związku małżeńskiego pozostaje z nim w ścisłym związku, pracownik ma prawo do urlopu okolicznościowego. 
 
PRZYKŁAD:
Pracownikowi zmarł dziadek. Potrzebuje dnia wolnego na załatwienie spraw spadkowych (np. spotkanie u notariusza, bycie świadkiem w postępowaniu o stwierdzenie nabycia spadku). Złożył pracodawcy wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy. → ta sytuacja pozostaje w bezpośrednim związku ze zgonem dziadka, pracownikowi przysługuje prawo do urlopu okolicznościowego. 
 
UWAGA! W sytuacji, gdy pracownik występuje do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie urlopu okolicznościowego w dużym odstępie czasowym od zdarzenia, uzasadniającego zwolnienie od pracy, przyjmuje się, że nie istnieje związek między zwolnieniem od pracy a samym zdarzeniem. Nie ma wówczas podstaw do udzielenia urlopu okolicznościowego. Omawiane zwolnienie od pracy jest zwolnieniem CELOWYM. Jeśli nie ma celu urlopu, nie może on zostać udzielony.
 
UWAGA! W razie sporu bądź wątpliwości pracodawcy to pracownik musi uzasadnić swoje prawo do urlopu. 
 
Co w sytuacji, gdy zdarzenie uzasadniające urlop okolicznościowy przypada w dzień będący dniem wolnym od pracy dla pracownika?
W takiej sytuacji pracodawca może udzielić pracownikowi zwolnienia od pracy w dniu/dniach bezpośrednio poprzedzających lub następujących po dniu wolnym. 
 
Czy pracownik w czasie urlopu okolicznościowego zachowuje prawo do wynagrodzenia?
Tak, przysługuje mu pełne wynagrodzenie za pracę, które jest obliczane na takich samych zasadach jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego.
 
Czy korzystając z urlopu okolicznościowego pracownik pomniejsza ilość dni przysługującego mu urlopu wypoczynkowego?
Nie, te dwa rodzaje urlopów są od siebie całkowicie niezależne. Udzielenie urlopu okolicznościowego w wymiarze 1 bądź 2 dni ni nie wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego. 

Luiza Szmyt

Jestem prawniczką. Specjalizuję się w prawie pracy. W wolnym czasie czytam dobre książki, podróżuję i (próbuję) gotować. Chcę pokazać Ci, że prawo nie musi być niezrozumiałym ciągiem liter.

Zostaw komentarz

Luiza Szmyt © 2021. All Rights Reserved.